Правила подготовки и проведения совещаний реферат

lawhiboots

В небольших организациях, коммерческих фирмах, акционерных обществах работу по обслуживанию совещаний выполняет секретарь. Работы в архивах красиво оформлены согласно требованиям ВУЗов и содержат рисунки, диаграммы, формулы и т. Документационное обеспечение деятельности коллегиальных органов Правила и закономерности документирования деятельности современных коллегиальных органов. Технические средства, используемые для составления документов. Характеристика видов совещаний: инструктивного, оперативного и проблемного.

Они служат для вывода человека из замкнутости, побуждают выдавать новые идеи и предложения, служат для стимуляции монолога со стороны собеседника. Вопросы такого типа носят название риторических. Они служат для указания нерешенной проблеме и для сосредоточения внимания на нужном аспекте.

Для выявления новых проблем, уязвимых пунктов в позиции собеседника, а также для удержания хода беседы в жестких рамках уже достигнутых результатов переговоров служат переломные вопросы. Может быть нам более тщательно обдумать вариант использования? Они эффективны при создании атмосферы взаимопонимания и для достижения промежуточного результата.

КАК ЭФФЕКТИВНО ПРОВОДИТЬ СОБРАНИЯ И СОВЕЩАНИЯ НА РАБОТЕ?

При многовариантности постановки вопросов на каждой фазе деловой беседы уместны определенные виды. Так, вхождение в предмет переговоров требует закрытых вопросов, а сбор факторов для уточнения позиции партнера лучше осуществлять посредством открытых.

Суть делового совещания заключается в том, чтобы обеспечить свободную дискуссию и выработать общее решение на основе учета самых разных мнений. Застенчивым участникам рекомендуется ставить несложные вопросы, укрепить их уверенность в своих силах. Техника проведения деловых совещаний.

При закреплении и проверке принятого решения необходимо ориентироваться на риторические и аналитические вопросы, а при появлении новых аспектов обсуждения и направления беседы рекомендуется задавать переломные вопросы. Одним из основных правил ведущего совещания, оратора или просто выступающего является наблюдение за реакцией слушающих.

Можно ли сказать по внешнему виду, интересна тема разговора для человека или нет? Как определить, говорит ли выступающий правду? Как проявится внешний краткий доклад о суворове, когда человек начнет сомневаться в правильности своей позиции?

На все эти вопросы современная психология дает ответы. Мы же приведем несколько правил теории мимики и жестов, которыми должен владеть. Исследования, проведенные Ниренбергом и Калеро по изучению жеста соединения, сцепления пальцев обеих рук, показали, что этот жест обозначает разочарование или желание скрыть свое отрицательное отношение к предмету разговора или человеку. С помощью потирания ладоней друг о друга человек невербально показывает ожидание положительного результата.

Раскрытие рук, поворачивание открытых ладоней в сторону слушающих свидетельствует об искренности выступающего.

Психологи утверждают, что наблюдая за положением ладоней человека, можно судить о его честности в данный момент беседы. Если же человек теряет интерес, но из вежливости хочет выглядеть заинтересованным, то он подпирает голову рукой, опускает ее на основание ладони. Настоящий интерес проявляется, когда рука находится под правила подготовки и проведения совещаний реферат, но не служит опорой для головы.

Существует немало других жестов, с помощью которых можно распознать намерения и желания человека. Если правила подготовки и проведения совещаний реферат сами председательствуете на совещании, вам не следует забывать о том, кто на нем принимает участие, какие должности занимают эти люди и что можно ожидать от.

Это поможет сохранить самообладание и избежать того, чтобы по причине собственного смущения дискуссия превратилась в бесцельную беседу, задача такого председателя не давать совещанию уходить от темы, обеспечивать дисциплину и регламент.

Если на собрании будет председательствовать руководитель, ему следует начинать заседание с небольшого вступительного слова минут. Оно в решающей степени определяет успех или неуспех заседания. К участию в дискуссии желательно привлекать относительно спокойных сотрудников.

При необходимости важно побуждать возникновение противоположных точек зрения.

7691554

Последнее касается прежде всего мнений председателя и руководителя совещания. Ни в коем случае нельзя допускать в дискуссиях резких выпадов в адрес чьего-либо правила подготовки и проведения совещаний реферат мнения, нужно следить за тем, чтобы выступающих не прерывали и не осмеивали их мнения. Важно направлять участников заседания на достижение общего для всех результата, не заключать компромисса, пока все участники не выскажут своего собственного мнения.

При подведении итогов обсуждения следует обобщать важнейшие положения, при этом постоянно спрашивая, все ли вас правильно поняли. Даже если вы не требуете формального согласия, в конце собрания следует обратиться к присутствующим вот с такой фразой: "Мы сейчас договорились Все ли согласны с этим?

Последняя задача - проследить за тем, чтобы все получили протокол результатов собрания. Основной же ошибкой руководителей становится забывание правила понимания информации, сформулированного специалистом в области управления. Как видим, совещание - процесс сложный и при его проведении необходимо учитывать огромное количество правила подготовки и проведения совещаний реферат закономерностей и правил.

Объективная же реальность в настоящее время заставляет всех руководителей строительных организаций поворачиваться лицом к проблеме повышения эффективности своей работы, продуктивного использования каждой минуты рабочего времени.

Файловый архив студентов. Логин: Пароль: Забыли пароль? Email: Логин: Пароль: Принимаю пользовательское соглашение. Технология организации и проведения деловых совещаний. Понятие, структура и функции делового общения. Порядок и основные правила, а также этапы подготовки, ведения и организации совещаний. Требования к дискуссиям.

Завершение делового совещания и составление его протокола, типичные ошибки и их профилактика. Работы в архивах красиво оформлены согласно требованиям ВУЗов и содержат рисунки, диаграммы, формулы и т.

Правила подготовки и проведения совещаний реферат 8843

Рекомендуем скачать работу и оценить ее, кликнув по соответствующей звездочке. Главная База знаний "Allbest" Менеджмент и трудовые отношения Правила подготовки и проведения служебных совещаний - подобные работы. Правила подготовки и проведения служебных совещаний Общая характеристика делового служебного совещания, его понятие и принципы организации. Виды совещаний, особенности их подготовки и процесс проведения. Стили поведения руководителя на служебном совещании: диктаторский, псевдодискуссионный и др.

Выясните у группы, есть ли необходимость собраться еще. Важно, чтобы люди ушли с собрания совещания с ясным пониманием того, какими должны быть следующие шаги. Когда заседание заканчивается без достижения, каких бы то ни было решений, может появиться чувство разочарования и крушения надежд.

Заседание назначаются в срок, удобный для большинства участников, - как правило, во второй половине дня. С утра люди обычно занимаются важными и срочными делами. С утра же проводятся лишь "оперативки". Если по каким-то причинам помощника руководителя или референта не оказалось на собрании, то не следует просить какого-либо сотрудника вести правила подготовки и проведения совещаний реферат собраний группы, в которых он выступает как участник.

В таких случаях просят членов группы вести протокол по очереди. Руководитель или председатель собрания должен сесть рядом с протоколистом, чтобы обращаться к его записям для пояснений и подведения итогов. В протокол записывается вопрос, исполнитель и срок исполнения. Собравшихся информируют об имеющемся резерве времени; целях, основных вопросах, порядке проведения и условиях работы. Оптимальная длительность "оперативки" - мин ее целесообразно проводить раза в неделю.

Для проблемного совещания с насыщенной повесткой отводят 1, ч, а обсуждения сложного вопроса - мин. Через 2 ч непрерывной работы люди готовы на все, чтобы побыстрее разойтись. Лучше решить за одно заседание больше вопросов - люди меньше "льют воду". Первой обязанностью руководителя является психологическая разгрузка участников.

Это достигается созданием доброжелательной, комфортной обстановки. Другой обязанностью руководителя собрания совещания является решение организационных проблем: следование регламента, обеспечение порядка правила подготовки и проведения совещаний реферат дисциплины не допускать хождения, разговоровведение протокола.

Наконец, третья обязанность состоит в управлении процессом обсуждения проблемы и активизации аудитории. Необходимо напомнить участникам, чтобы они не отмалчивались, что они приглашены для выслушивания их мнения. Руководитель собрания гасит конфликты, пресекает критиканство, резюмирует выступления. Выделяют следующие наиболее часто встречающиеся типы участников собраний.

Правила проведения и подготовки служебных совещаний Особенности подготовки и проведения служебного совещания. Виды совещаний, принципы организации и требования к. Деловое общение в процессе проведения собраний. Основные аспекты процесса проведения совещания, стили поведения руководителя на совещании. Правила подготовки и проведения служебных совещаний. Деловое служебное совещание.

Проведение совещаний. Фильм «Какраки»

Проведение служебных совещаний. Служебные совещания. Организационно-процедурные элементы подготовки и проведения совещания. Проблема эффективности совещаний, основные направления ее решения. Организация проведения деловых совещаний.

В процессе такого совещания вырабатывается коллективное решение по комплексным вопросам, затрагивающим изменение функциональных задач звеньев структуры или их приспособление к новым направлениям деятельности организации. Проблемное совещание посвящено, как правило, формированию общей программы, имеющей элементы стратегии и длительные сроки реализации.

Таким образом, деловые служебные совещания являются одной из важнейших форм управленческой деятельности и занимают огромную часть времени в современном бизнесе. Деловые совещания далеко не всегда приносят должный эффект из-за того, что многие руководители неясно представляют себе технологию их организации и проведения. Эти моменты будут рассмотрены в следующих правила подготовки и проведения совещаний реферат контрольной работы.

Подготовка совещания начинается с определения необходимости и целесообразности проведения делового совещания. Во время обоснования необходимости совещания менеджер должен сформулировать задачи, которые требуют оптимального и своевременного решения.

При подготовке совещания нужно, прежде всего, определить степень его необходимости и постараться сократить по возможности его длительность. Для этого можно рекомендовать выполнить несколько этапов подготовительных работ, которые укажут на степень предварительной проработанности выносимых на обсуждение проблем.

Эти этапы включают [5]:. Это заключение должно включать или принятие одного из проектов решения, или предложения по корректировке одного из приемлемых его вариантов, или собственную трактовку нового решения. Совещание при таком подходе следует признать целесообразным, если мнение большинства электронной почты реферат и компетентных сторон не сводится к одному из предложенных вариантов решения проблемы.

Проведение делового совещания

Совещание имеет смысл, если есть необходимость в обмене информацией; выявлении мнений и альтернатив; анализе сложных нестандартных ситуаций; принятии решения относительно комплексных вопросов.

Менеджер должен проанализировать все альтернативы проведения совещания: решение высшего руководителя; возможность решения вопроса по телефону; селекторное совещание возможность объединения с другими плановыми совещания. И если после этого менеджер убедится в полезности совещания, ее можно проводить. В противном случае от совещания необходимо отказаться.

Дипломатический или авторитарный стили его ведения. Грамотность, логичность, эмоциональная окраска - все это обязательное условие любого служебного контакта. После того, как принято решение о необходимости проведения совещания, определяют повестку дня и состав ее участников. Ошибки, которые часто допускаются при определении места проведения совещания: слишком много совещаний проводится в кабинете начальника; в процессе совещания ведутся телефонные переговоры и даже принимаются посетители; помещения для совещания не оборудованы соответствующим образом и плохо освещена. Сегодня большие доклады сообщения практически не зачитываются.

После того, как принято решение о необходимости проведения совещания, определяют повестку дня и состав ее участников. Залогом успешного совещания является разработка подробной повестки дня и регламента. Правилом организации управления и этики служебных отношений должна стать обязательная предварительная рассылка участникам совещания повестки дня с указанием круга намечаемых к спорт как жизни реферат проблем, ответственных за их подготовку и примерного регламента.

Кроме того, нормой этики деловых правила подготовки и проведения совещаний реферат следует считать предварительную рассылку краткой письменной информации по существу рассматриваемых на совещании вопросов. Недопустимо, если подобной рассылкой будет заниматься человек, некомпетентный в выносимых на совещание проблемах, - это заведомо снижает ощущение его актуальности.

Основные ошибки, которые допускаются при формировании повестки дня: отсутствие главной темы совещания не позволяет обеспечить их точное разграничение и соответствующее аналитическое обеспечение ; участникам предварительно не разъяснено суть обсуждаемой проблемы; включение в повестку дня вопросов, различных по объему и содержанию, в результате чего совещание превращается в обсуждение или даже на ругань между отдельными ее участниками; увеличивается количество участников, поставленных в позицию пассивных слушателей; отступление от повестки дня, рассмотрение побочных тем, возникшие стихийно, или какой-нибудь "вечной" проблемы например, вопросы снабжения и т.

Эффективность служебного совещания во многом определяется оптимальным подбором его участников. Главной задачей в этой связи является обеспечение участия тех специалистов, которые заинтересованы и компетентны в рассматриваемых на совещании вопросах.

Отчасти решение этой задачи зависит от того, насколько будущие участники готовы к обсуждению проблем повестки дня. Такая готовность закладывается через предварительную рассылку достаточно подробной информации о готовящемся совещании. Его организаторы требуют, как правило, участия первых лиц подразделений организационной структуры.

Реферат уход за травматологическими больными80 %
Доклад про легкую атлетику на английском37 %

Однако более компетентным в решении конкретных задач может оказаться кто-либо из неруководящих сотрудников. Поэтому целесообразно предоставить право руководителю определять, кто будет представлять его подразделение на совещании. Во время решения вопроса о составе участников необходимо особенно внимательно подойти к формированию списка по количественным и качественным составом.

К участию в совещании необходимо привлечь должностных лиц, которые наиболее компетентны в обсуждаемой проблеме, а ими, как показывает практика, не всегда являются руководители подразделений. Что касается количества участников совещаний, то не следует приглашать столько человек, сколько стульев в зале заседаний приглашения для массовости.

Оптимальный вариант - соответствие количества участников совещания с количеством тех, правила подготовки и проведения совещаний реферат активно участвует в обсуждении вопроса. Основной критерий отбора участников будущей деловой совещания - это компетентность именно в вопросах повестки дня.

Поскольку деловое совещание предполагает свободную дискуссию, необходимо прежде всего подобрать диспутантов, то есть достаточно спокойных, выдержанных людей, способных адекватно реагировать на противоположные точки зрения и их авторов.

Присутствие последних следует рассматривать в качестве безусловно позитивного элемента дискуссии. Ведь групповое единомыслие губительно сказывается на эффективности принимаемых коллективом решений.

Правила подготовки и проведения совещаний реферат 6202

Надо определить день и время проведения. Для совещания рекомендуется отводить определенный день недели, что позволяет участникам совещания правильно спланировать свое рабочее время и подготовиться к.

  • Хотелось бы отметить, что систематическое использование какого-либо одного стиля проведения совещания негативно влияет на межличностные взаимоотношения сотрудников, статус руководителя и эффективность работы.
  • Особенности подготовки служебного совещания и процесс его проведения.
  • Email: Логин: Пароль: Принимаю пользовательское соглашение.
  • Если по каким-то причинам помощника руководителя или референта не оказалось на собрании, то не следует просить какого-либо сотрудника вести протоколы собраний группы, в которых он выступает как участник.
  • Заранее можно разослать доклад в виде тезисов, справки, текста , и тогда элементами совещания станут: обсуждение проекта решения, ответы на вопросы, внесение поправок и принятие самого решения.

Лучший день для совещания - среда или четверг, так как недельная кривая работоспособности имеет заметный спад в понедельник и в пятницу. Психологами было замечено, что совещания, проводимые строго по графику с заранее указанной датой и часом, являются более продуктивными. При этом рекомендуется планировать совещания на первую половину рабочего дня.

Внеплановые совещания рекомендуется проводить как можно правила подготовки и проведения совещаний реферат. Они отрывают сотрудников от основной работы, резко снижают культуру служебных отношений, часто ведут к нарушению плановых сроков. Ошибки, которых чаще всего допускаются при определении продолжительности совещания: не регламентируется продолжительность совещания; не соблюдается установленная продолжительность совещания; совещания планируются слишком длинными; не делаются правила подготовки и проведения совещаний реферат не ограничивается время на доклады и выступления; неумение кратко и ясно излагать свои мысли.

Однако заседание лучше созвать в специально оборудованных для этой цели помещениях. В основном приглашенные на совещание садятся за стол, имеющий прямоугольную форму. Это крайне неудобно и руководителю, и участникам совещания. Известна другая, более удобная форма стола трапециевидную.

За таким столом никто никому не мешает, каждый участник хорошо видит всех остальных, а председатель и секретарь-стенографист хорошо видит каждого участника делового совещания. Активному и действенному ходу совещания способствует выполнение определенных требований, предъявляемых к оснащенности помещения для его проведения.

Естественно, оно должно быть вместительным с хорошей вентиляцией. Кроме того, при оснащении специального помещения мебелью следует руководствоваться тем принципом, чтобы взаимное расположение участников во время совещания не подчеркивало различий в их служебно-иерархическом статусе. В данном случае понятие "круглый стол" имеет прямой и переносный смысл как средство, обеспечивающее непринужденность взаимных контактов между людьми и их оптимальное пространственное расположение.

9517549

Правила подготовки и проведения совещаний реферат должно иметь хорошую звукоизоляцию, нормальную температуру и относительную влажность воздуха, удобные для работы мебель, вентиляцию и т. Ошибки, которые часто допускаются при определении места проведения совещания: слишком много совещаний проводится в кабинете начальника; в процессе совещания ведутся телефонные переговоры и даже принимаются посетители; помещения для совещания не оборудованы соответствующим образом и плохо освещена.

Подготовка участников совещания - последний этап подготовительной работы в процедуре организации деловых совещаний, когда предусматривается предварительное ознакомление всех участников с повесткой дня, необходимыми материалами. Каждый должен знать заранее тематику и задачи совещания.

Каждый руководитель должен правильно определить процедуру проведения совещания в зависимости от поставленной цели. Но даже когда ее удачно сформулировано, всегда существует скрытый уровень целей, о которых, как правило, не говорят, но с которыми необходимо считаться. Например: если правила подготовки и проведения совещаний реферат совещании принимают участие представители отделов, интересы каждого из них и становятся скрытыми целями. Отдел реализации против всего, что может негативно повлиять на его деятельность по продаже продукции.

Производственный отдел стремится не допустить, чтобы у отдела реализации после совещания появилась большая возможность диктовать ему производственные графики и планы и т.

Таким образом, каждый отдел считает основной задачей сохранение или даже увеличение своих "завоеваний": прав, привилегий и власти [7].

Скрытые мотивы побуждают участников совещания к следующей тактике. Они могут пытаться с самого начала внести путаницу в определение целей совещания. Другой надежный способ заблокировать дискуссию - поднять новые, сложные по своему характеру побочные вопросы, причем делать это постоянно, когда совещание подходит к четкому формулированию целей.

Еще одна разрушительная сила - требование подобных объяснений от оратора, который с целью простоты изложения говорит обобщенно. Такая тактика дает проблеме столь сложного и неразрешимыми характера, что сразу поступает предложение о дополнительном обсуждении, а этого достаточно, чтобы отложить ее в долгий ящик.

Оптимальная продолжительность совместной умственной деятельности большого числа людей составляет всего минут. Через минут после начала совещания в его участников ослабляется внимание: начинается шум, лишние движения, разговора. Если и дальше продолжать совещание без перерыва, то у большинства участников наступает усталость.